La missió fonamental d’aquesta administració oberta és incrementar el valor de la gestió pública a través d’un ús intensiu i racional de les tecnologies de la informació i la comunicació. Per això l’objectiu no és només aplicar les noves tecnologies als processos de gestió de serveis i de la informació sinó que es basa a definir i racionalitzar un nou mapa de processos. Aquest nou mapa ha de generar més valor per als ciutadans i ciutadanes sota els criteris d’una major eficàcia, eficiència, accessibilitat, transparència, connectivitat, seguretat i coordinació. Tot aquest projecte i els objectius que hem definit anteriorment es plantegen en diferents fases. Aquestes fases tindran l’Ajuntament de Banyoles com a ajuntament pilot de l’aplicació i després s’aniran implantant gradualment, amb els ajustos pertinents, en els altres ajuntaments de la comarca i el mateix Consell Comarcal del Pla de l’Estany. a) Racionalització de la informacióa) Racionalització de la informació. Sistema d’Informació Territorial (SIT). La informació que comprèn, recull o és susceptible de processar l’administració pot definir-se, a grans trets, a partir de dues grans àrees: el territori i les persones. Pel que fa al territori, bàsicament les dades fan referència al terme municipal i provenen bàsicament del cadastre, el Departament d’Urbanisme i del de Medi Ambient. Es tracta, per tant, d’informació de tipus gràfic (recollida a través de plànols temàtics), d’informació alfanumèrica (com la provinent dels titulars de drets sobre el territori). Per altra banda, la informació sobre les persones s’obté gràcies a les dades de població que es recullen per mitjà del padró d’habitants i a través de les relacions amb tercers que es mantenen des de les diferents àrees del Consistori amb convenis, contractes o bases de dades pròpies i independents, d’ús quasi exclusiu de cada departament. Tot això comporta una sèrie de problemàtiques com les que s’han exposat abans i que obliguen a fer un replantejament dels sistemes d’informació i gestió municipals basat en l’impuls de les noves tecnologies i la comunicació, amb la mirada posada en la implementació de l’administració oberta. L’aposta pel SIT significa un pas important cap a l’objectiu abans esmentat d’implementació d’una administració oberta. El SIT permet la interrelació de la informació sobre la realitat geogràfica, física i territorial i la realitat social que conforma la població. En aquest sentit, el SIT combina les dades gràfiques i alfanumèriques per potenciar la informació i creuar-la i georeferenciar-la, cosa que comporta la racionalització d’aquesta informació, evita errors i duplicitats i permet establir una sèrie de controls de seguretat. Aquesta eina, juntament amb la implementació de moltes de les aplicacions que permet internet, ha de ser un dels principals instruments sobre el qual podran treballar i gestionar les altres aplicacions que es vagin introduint en l’administració local. b) Digitalització de processos i gestions: aquesta fase està pensada per racionalitzar, normalitzar, millorar i digitalitzar tots els processos de gestió interna dels ajuntaments. Es basa en quatre noves aplicacions que s’hauran de crear, implantar i interrelacionar:
S’ha de crear una única base de dades personal sobre un gestor de base de dades tipus SQL Server o similar, que s’interconnectarà amb el nou programa de registre d’entrades i sortides digital que permeti el tractament de documents en línia, validats a través de la signatura digital. Paral•lelament, s’incorporaran a aquest gestor les dades gràfiques del Servei d’Informació Territorial. L’Ajuntament de Banyoles ja està treballant en la depuració i unificació de les diferents bases de dades territorials gràfiques existents a través del SIT. Això permetrà disposar de les dades territorials del municipi en diferents capes d’informació: dades territorials (llista de carrers codificada, numeració de la finca, referència cadastral), la cartografia (vol del cadastre), així com la incorporació de diferents capes temàtiques que es cartografiaran i georeferenciaran. Paral•lelament, és necessari un treball d’unificació de les diverses bases de dades personals en una d’única. A més d’una millor gestió ha de comportar uns filtres de seguretat i de protecció millors de les dades en base a la Llei 15/99, 13-XII. c) Connexió de tots els programes. Una vegada fet el treball d’unificació i depuració informàtica es procedirà a la reprogramació dels programes de gestió existents (padró d’habitants, gestió i recaptació de tributs, comptabilitat, etc.) perquè treballin sobre aquesta Base de Dades Única que interrelacioni definitivamen les bases de dades personals i la informació territorial gestionada en el SIT. Això implica que tots els programes es buidaran i connectaran a aquest sistema unificat. d) L’expedient digital. L’objectiu final d’aquest procés és generar els diferents processos digitals que ens portin a l’administració oberta. Es tracta doncs, d’informatitzar tots els processos que intervenen en el procediment administratiu per arribar a obtenir l’expedient en base digital. En primer lloc, es procedeix a la diagramació dels processos actuals, que una vegada analitzats, racionalitzats, unificats i millorats, es prendrà com a base per a una reorganització de tasques i recursos. Es procedirà també a la digitalització i informatització dels procediments per mitjà de la integració d’aplicacions BPMS (Business Process Management System). El BPMS és una tecnologia per a la integració i orquestració de processos, sistemes i organització. És una evolució dels sistemes tradicionalment coneguts com a workflow que han passat de simplement automatitzar l’enrutament d’activitats entre persones, a coordinar els processos de negoci utilitzant tots els recursos (persones, proveïdors, clients/interessats, aplicacions, documents, imatges, dades, comunicacions i altres tecnologies). e) L’administració oberta. Finalment, després de crear una intranet local per a interconnectar aquests processos, s’hi donarà accés a la ciutadania a través d’una oficina d’atenció al ciutadà mitjançant atenció presencial (finestreta única) i/o atenció a través d’un portal web. Això suposarà un canvi radical en l’organització i funcionament de l’administració. Es passarà d’una estructura de departaments (Secretaria, Intervenció, Urbanisme, Cultura...etc.) que, en la pràctica, funcionen quasi com a compartiments estancs a una estructura divida entre un back-office i un front-office totalment interconnectats a través del sistema BPMS que s’ha descrit. Si abans un ciutadà, per obtenir una llicència d’obra menor, havia de passar per tres departaments: Urbanisme (para informar-se dels requisits i de la viabilitat de la petició), Secretaria (per registrar d’entrada la petició) i Intervenció (para pagar les taxes corresponents), ara s’atendrà la seva petició inerrelacionant-se només amb el front-office (finestreta única). Si abans un ciutadà, per poder informar-se dels requisits necessaris per a la tramitació d’un determinat expedient o per conèixer l’estat de la seva petició, depenia, en moltes ocasions, de la presència física d’un funcionari determinat, ahora disposarà de tot el front-office per ser atès de manera presencial o podrà fer-ho des d’on vulgui a través d’internet. El front-office tindrà un caràcter multidisciplinar (s’informarà, es registraran els documents i es cobraran les taxes corresponents) i serà el lloc d’inici dels expedients que es distribuiran automàticament, segons els fluxos programats, al back-office perquè es tramitin i resolguin. f) Creació d’una Intranet d’àmbit comarcal. S'ha instal·lat una xarxa de telecomunicacions amb tecnologia de connexió de radioenllaços pre-Wimax per proveir de banda ampla tota la comarca i confeccionar una intranet entre les diferents administracions i també s'han instal·lat 2 servidors al Consell Comarcal. g) Implantació comarcal: Una vegada implantats a l’Ajuntament de Banyoles, les aplicacions que es vagin generant s’exportaran al Consell Comarcal del Pla de l’Estany i als diferents muncipis de la comarca del Pla de l’Estany, amb els ajustos necessaris i les adequacions oportunes.